4 nguyên tắc để có năng suất làm việc tối thượng

0
1757

Chắc hẳn bạn đang tìm kiếm một lời khuyên cho việc nâng cao hiệu suất làm việc của mình. Tôi cũng đã từng phải vật lộn và cảm thấy chán nản khi nhìn danh sách công việc (To-do list) vẫn còn khá nhiều vào cuối ngày.

Tuy nhiên mọi thứ đã thay đổi. Vài tháng trước tôi bắt đầu dự án khởi nghiệp của mình trong khi vẫn làm công việc hằng ngày. Tôi đã làm việc với hiệu suất và hiệu quả rất cao và hoàn thành được rất nhiều thứ trong một thời gian ngắn.

Hôm nay tôi muốn chia sẽ với các bạn 4 nguyên tắc tôi đã chắt lọc được trong khi theo đuổi để có được năng suất làm việc cao nhất. Và tin vui là nó cũng hoàn toàn có thể áp dụng trong việc học tập.

Nguyên tắc #1: Tối ưu hóa danh sách việc cần làm (To-do list)

Đừng cố định danh sách làm việc của bạn.

Nếu bạn đang làm công việc có tính chủ động cao, bạn nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách của mình một vài lần trong ngày. Công việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành có thể thay đổi từng ngày hoặc từng giờ.

Với nhiều người, 2 công việc xếp ở vị trí đầu thường là giống nhau mỗi ngày. Ví dụ, người bạn làm bán hàng của tôi làm luôn có 2 công việc ở vị trí ưu tiên mỗi ngày là: tìm kiếm khách hàng mới và theo đuổi khách hàng tiềm năng. Vậy quan trọng là nên:

Luôn để những việc quan trọng nhất lên đầu danh sách

Nếu bạn muốn có năng suất làm việc cao, bạn phải cắn răng làm những việc quan trọng nhất trước, cho dù bạn có thích nó hay không. Công việc là công việc. Và nhiệm vụ của bạn là làm những việc giúp bạn đạt đến mục tiêu nhanh nhất có thể.

Khi bạn hoàn thành một việc và không biết phải làm gì tiếp theo, hãy xem lại danh sách. Hãy làm nó trở thành một hệ thống. “Việc A đã xong, Việc B tiếp theo trong danh sách là gì? Tôi sẽ bắt đầu với Việc B ngay bây giờ.”.

Nguyên tắc #2: Để mục tiêu tối cao ở đầu danh sách

Luôn giữ mục tiêu chung của bạn ở trên đầu to-do list. Giả sử mục tiêu của bạn là có được một khách hàng mới. Ở đầu to-do list bạn hãy viết:

Mục tiêu: Có một khách hàng mới.

Mỗi công việc đặt ra phải phụ thuộc vào mục tiêu mà bạn cố gắng để đạt được là gì. Để mục tiêu tối cao của bạn ở trên đầu danh sách để giữ cho bạn luôn tập trung. Nó giúp bạn sắp xếp lại những việc quan trọng nhất để phù hợp với mục tiêu đề ra.

Nếu không có mục tiêu ở trên đầu danh sách, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng hoàn thành công việc một cách cẩu thả hay làm những việc không quan trọng khác. Hãy để những công việc không quan trọng phía dưới và thay vào đó bằng những việc hiệu quả hơn.

Nguyên tắc #3: Tránh sự xao lãng

Đừng tự đặt mình vào chỗ thất bại. Hãy tạo một không gian tốt để giúp bản thân thành công. Bạn không nên để bị xao lãng bởi việc nói chuyện với người khác, mở Facebook hay kiểm tra mail liên tục. Nếu cần thiết hãy khóa mình ở trong phòng.

Nếu bạn thật sự muốn làm việc với hiệu suất cao và hoàn thành mọi thứ, đơn giản là hãy dành khoản thời gian riêng cho công việc và cam kết với bản thân phải hoàn thành nó. Không được cho phép bất kỳ sự xao lãng nào (trừ những trường hợp thật sự khẩn cấp).

Ví dụ để có được khoảng thời gian làm việc với hiệu suất cao trong vòng 1 giờ. Trong vòng 1 giờ đó, hãy thiết lập:

  • Một không gian yên tĩnh
  • Không Facebook
  • Không kiểm tra email
  • Để điện thoại ở chế độ im lặng.
  • Không có ai xung quanh làm phiền
  • Chỉ hoàn toàn làm công việc đã định trước

Hết sức đơn giản. Mà có điều nghe hơi bị khắc khổ phải không? Tuy nhiên bạn không thể làm món trứng chiên mà lại không đập bể trứng được. Dễ nhận ra một giờ tập trung cao độ vẫn hơn bốn giờ làm việc mà thiếu tập trung. Tại sao phải tốn quá nhiều thời gian trong khi bạn có thể hoàn thành nó ít thời gian hơn mà chất lượng lại cao hơn hẳn.

Nguyên tắc #4: Có những khoảng giải lao

Nếu làm việc không ngừng nghỉ trong một thời gian dài, bạn sẽ mệt và trở nên kém năng suất, kém sáng tạo, giảm cảm hứng và động lực làm việc. có những khoảng giải lao sẽ làm cho bạn đạt hiệu suất làm việc cao hơn.

Hãy tìm ra tỷ lệ thời gian nghỉ phù hợp để bạn phục hồi và nạp lại năng lượng cho mình. Có người nghỉ 5 phút mỗi giờ. Có người là 15 phút mõi 1 tiếng rưỡi. Tuy nhiên phổ biến nhất là nghỉ 5 phút mỗi 25 phút tập trung làm việc (Phương pháp Pomodoro – sẽ được ecoblader trình bày cụ thể sau). Hãy làm nó trở thành một hệ thống liên tục và bạn sẽ thấy sự vui sướng khi gạch bỏ từng công việc trong to-do list một cách nhanh chóng.

Bạn có thể dùng thời gian nghỉ để làm bất cứ thứ gì mình thích, có thể để cho vui hoặc thư giãn. Bất cứ thứ gì bạn nghĩ là tốt nhất cho việc phục hồi hiệu quả. Bạn có thể tham khảo môi trường làm việc của Google làm ví dụ. Một lời khuyên là bạn nên dùng thời gian nghỉ của mình để tập vài động tác thể dục, pha cà phê, hít thở và nên tránh xa khỏi máy tính nhé.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.