Khởi nghiệp và hệ thống

19
6112

Nếu là một doanh nhân khởi nghiệp, ta có hàng vạn thứ phải lo. Nên giao hàng bằng cách thuê người hay thuê công ty dịch vụ? Nên tự mình chăm sóc khách hàng hay đi mướn tổng đài? Nên nhập hàng từ đâu? Nên đẩy mạnh fanpage hay không? Và hàng trăm thứ khác.

Để giải quyết được tất cả những vấn đề này, ta cần một mục tiêu cụ thể làm kim chỉ nam. Ví dụ, nếu đặt độ phủ kênh phân phối là số một, thì mọi quyết định phải tập trung vào xây dựng kênh này. Nếu mục tiêu là xây dựng thương hiệu, thì thương hiệu là thứ cốt lõi trong mọi quyết định. Một nhà quản trị thấu hiểu chiến lược tích lũy giá trị sẽ dễ dàng nắm bắt điều này.

Nhưng vấn đề thường không nằm ở việc có mục tiêu hay không. Vấn đề là, mục tiêu nào mới là mục tiêu đúng đắn nhất trong giai đoạn khởi sự kinh doanh?

Theo tác giả, đó chính là hệ thống.

Khởi nghiệp tức là ta đang ở tình thế vô cùng khan hiếm nguồn lực, đặc biệt là nhân lực. Hầu như bất kì việc gì, founder đều phải tính toán và bắt tay vào cả. Để giải quyết được tình trạng trăm dâu đổ đầu tằm, người khởi nghiệp cần xây dựng được một hệ thống tự vận hành. Đó là điều tiên quyết.

Có một hệ thống tự vận hành hoàn chỉnh, mọi thiếu sót trong từng mảng, từ logistics, nhân sự, marketing đến cả công nghệ sản xuất đều có thể được nhận diện và xử lí từ từ. Không có hệ thống, những vấn đề này sẽ trộn lẫn lại với nhau, và nhà quản trị sẽ không thể nào biết mình nên xử lí cái gì, và liệu cách xử lí của mình có làm tổng thể tốt hơn hay là không.

Khổ thay, hầu như mọi nhà khởi nghiệp đều quá chú tâm tới từng chức năng mà quên đi hệ thống của mình. Sa đà vào chi tiết, bỏ qua cái tổng quan. Kết cục đã rõ.

Vậy thì ta phải xây dựng hệ thống như thế nào? Một hệ thống tốt phải đảm bảo được:

  1. Tính tự vận hành: Hệ thống phải tự vận hành được mà không cần sự có mặt của founder. Thử tưởng tượng một cái máy tính chỉ có thể hoạt động chỉ khi chủ nhân của nó nhìn vào màn hình và tắt ngay khi chủ nhân rời mắt đi, bạn sẽ hiểu.
  2. Tính lắp ghép: Mỗi thành phần trong hệ thống phải thay thế được. Ví dụ, khi một thanh RAM trong laptop hư, ta có thể thay thế bằng thanh RAM khác. Nếu một hệ thống không chạy được khi thay thế bộ phận, thì hệ thống này sẽ không bền vững.

Một khi đã xây dựng được hệ thống, nhà quản trị chỉ đơn giản đưa vào từng module cho từng vị trí của hệ thống là ổn. Các module này không nhất thiết phải hiệu quả nhất, bởi nó có thể được thay thế về sau.

Tập trung vào hệ thống, mọi gánh nặng tối ưu hóa từng chi tiết sẽ được dỡ khỏi đôi vai nhà khởi nghiệp. Thêm vào đó, cái nhìn tổng quan toàn doanh nghiệp sẽ rõ ràng hơn.

Một trong những đỉnh cao của nghề quản trị là xây dựng hệ thống. Không xây dựng được hệ thống, nhà quản trị chết chìm trong lâu đài tổ chức của chính mình.

* Xem thêm về vấn đề thiếu hụt khách hàng trong những ngày đầu xây dựng hệ thống tại đây.

Previous articleGiáng Sinh
Next articleLàm giàu
Là thành viên VIP của một tầng lớp rất được xã hội quan tâm (tầng lớp thất nghiệp), anh đã có kinh nghiệm thất nghiệp chuyên nghiệp 4 năm ròng. Trong mấy năm rảnh rỗi, anh đã viết 6 quyển sách, dịch 12 quyển sách để giúp mọi người thất nghiệp hiệu quả hơn.

19 COMMENTS

  1. ý kiến chủ quan: muốn khởi nghiệp thì điều đầu tiên (có khi quan trọng hơn cả ý tưởng khởi nghiệp) đó là đội ngũ nhân lực đứng bên mình. K chỉ là nhân viên hay đồng nghiệp, mà còn phải là những người bạn chung một chí hướng, một con đường (tạm gọi là tri kỷ!).
    Có những nòng cốt như vậy thì startup mới giữ mãi đc lửa, những vấn đề khác kể cả hệ thống dần dần cũng k còn là vấn đề nữa 🙂

    • Ý kiến chủ quan: không thể tự dưng thu hút được đội ngũ nhân lực. Một khi hệ thống không thông, nhân lực ắt sẽ tan vỡ.

      Một hệ thống ổn sẽ không còn bị phụ thuộc vào con người nào nữa. :)) Và đó là thứ duy nhất mà ta có thể kiểm soát hoàn toàn.

      Con người dĩ nhiên quan trọng, nhưng nếu chỉ giữ nhau bằng quan hệ thì hơi khó lâu dài.

        • Ví dụ, Xưởng Huy Hiệu của bạn anh chẳng hạn (là một nơi bán các loại huy hiệu nhựa, có thể xem thêm nếu search trên facebook). Lúc khởi đầu, vấn đề giao hàng là một trong những vấn đề quan trọng.

          Giả sử khách đặt hàng, thì ai sẽ là người giao hàng? Đa phần các founder, thấy công ty còn nhỏ yếu, sẽ bỏ thời gian tự đi giao hàng luôn (vì làm thế sẽ giảm chi phí trước mắt). Tuy nhiên, nếu tư duy theo cách này sẽ làm founder mất thời gian xử lí các vấn đề quan trọng hơn về tổng quan cả công ty.

          Xét về Xưởng, thì hệ thống khá đơn giản (do số lượng quy trình rất ít, chủ yếu là quy trình bán hàng và sản xuất). Có thể mô tả như sau:

          Hệ thống Xưởng gồm 1 quy trình duy nhất từ lúc thu hút khách cho tới giao hàng. Quy trình này gồm các bước:

          1. Quảng bá fanpage.
          2. Nhận đặt hàng.
          3. Sản xuất.
          4. Giao hàng.

          Như vậy, hệ thống đơn giản của chúng ta cần 4 modules phù hợp với 4 công việc liệt kê ở trên. Khi đã xác định được hệ thống cần xây, nhà quản trị đơn giản chỉ cần tìm những người có thể đảm nhận được đặt vào từng vị trí.

          Thực tế 2 bạn founders đã làm như sau:

          1. Fanpage: Thuê dịch vụ Facebook Ads chạy giùm.
          2. Nhận đặt hàng: Sử dụng dịch vụ của Google.
          3. Sản xuất: Thuê nhân công.
          4. Giao hàng: Thuê nhân công và thuê dịch vụ của giaohangnhanh.

          Có thể các quyết định này sẽ tốn chi phí khá lớn lúc đầu (thực tế Face Ads thời gian đầu sẽ khá tốn, và thuê dịch vụ Giao Hàng Nhanh cũng không phải là tối ưu chi phí), nhưng nhờ 4 modules chưa hoàn chỉnh này mà hệ thống có thể tự vận hành.

          Sau đó, founders tối ưu từng mảng là giảm được chi phí và tăng hiệu quả ngay. (Nghe đồn hắn giảm chi phí fanpage và sản xuất rồi thì phải)

          Tóm lại, hệ thống phải xây dựng dựa trên quy trình thực tế. Sau đó, có thể tối ưu hóa hệ thống từ từ (có thể ứng dụng kaizen).

          Ví dụ về hệ thống trên đây có thể không phải là ví dụ popular, nhưng rất có hiệu quả. Với các công ty đủ nổi tiếng, thì số quy trình trong hệ thống quá lớn, và anh cũng không hiểu hết, nên không dám chém bừa.

    • Ai cũng muốn giữ lửa. Nhưng khi thấy anh em quây quần bên đống lửa cả ngày vẫn chả cho ra cái sản phẩm nào ra hồn thì lửa cũng tàn thôi bạn ạ. Không biết bao nhiêu lần hô hào rồi lại bỏ vì chán rồi.

  2. ý kiến chủ quan: những bài viết của bạn rất hay, cảm ơn vì đã chia sẻ kiến thức! :))
    bạn có thể share thêm cả tài liệu về Văn hóa kinh doanh (VH doanh nghiệp & VH doanh nhân) được không?!
    Cảm ơn bạn nhiều. :3

    • Cảm ơn bạn :D.

      Về vấn đề văn hóa doanh nghiệp thì mình trước đây có học của Edgar Schein. Hiện nay đang học văn hóa theo Hofstede. Tuy nhiên, chắc hiện tại chưa đủ lực viết ngay. Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể tìm đọc sách của Edgar Schein, có thể sẽ rất có ích.

  3. Mình nghĩ: dù thế nào đi nữa,người khởi nghiệp hãy cố gắng tìm kiếm những con người phù hợp với ý tưởng,đường lối của mình,chứ đừng cố thay đổi bản thân để phù hợp với mọi người. Có thể là chúng ta sẽ điều chỉnh những điểm chưa tốt của bản thân,nhưng nên tâm niệm rằng: đội của mình sẽ hỗ trợ,bổ sung hoàn thiện lẫn nhau,chứ đừng nên thay đổi lẫn nhau.

    Còn về hệ thống thì mình không hiểu lắm. Mình chỉ cảm giác,nếu bản thân mình là màu vàng,điều mình tìm kiếm là màu đỏ và màu xanh dương nữa.

    Dù thế nào đi nữa,mình vẫn thích đâm đầu vào làm,và rút kinh nghiệm từ từ hơn.

    • He he, con người dĩ nhiên quan trọng, nhưng trong thời gian đầu, khi trong tay chưa có gì cả, rất khó để người ta theo.

      Ai cũng thích làm leader, dĩ nhiên, nhưng thậm chí anh em Lưu Bị cũng chật vật biết bao lâu mới thu hút được nhiều nhân sĩ. Và thời gian đầu là thời gian hệ thống cực kì quan trọng. Theo Tuki, không nên phí thời gian đầu vào việc tìm co-founder, vì họ sẽ không đủ tin tưởng mà đi theo khi chưa thấy bất kì thứ gì mình làm được.

      Mặt khác, phải có hệ thống thì mới biết mình thiếu màu gì. Nếu hệ thống của mình chỉ cần vàng, đen và tím, thì phí thời gian ban đầu tìm thêm màu đỏ và xanh là không nên (dĩ nhiên sau này khi ổn định vẫn nên tìm thêm, nhưng giờ không phải lúc).

      Về hệ thống thì @disqus_VxJALBatl5:disqus có thể xem thêm ví dụ ở dưới để hiểu ý Tuki. Có thể cũng đơn giản, tại mình dùng từ hơi khó hiểu thôi.

  4. Bài viết rất thiếu tính thực tiễn. Vì theo mình mục tiêu đầu tiên không phải là hệ thống, mà là LÀM SAO ĐỂ CÓ KHÁCH HÀNG ĐỂ NGÀY MAI KHỎI CHẾT ĐÓI. Không có khách hàng, không hiểu khách hàng thì lấy ai để dùng hệ thống đây.
    Gạt bỏ toàn bộ các mục tiêu xa vời, làm sao sống đến ngày mai cái đã. Với khởi nghiệp, những sản phẩm mới đòi hỏi khách hàng mới, những ẩn số đầy rẫy. Hệ thống chỉ là công cụ khi có quá nhiều vấn đề để giải quyết. Còn Khởi Nghiệp thì cứ lo cho cái bụng cái đã, chân trời có đẹp mà không lết tới thì cũng bằng thừa mà thôi.

    Mục tiêu đầu tiên, tiên quyết là CÓ KHÁCH HÀNG thông qua việc HIỂU KHÁCH HÀNG, và THỬ NGHIỆM ĐỂ TÌM RA SẢN PHẨM PHÙ HỢP.

    • Khổ cái là có khách hàng nhưng không có sản phẩm cũng chết đói. Có sản phẩm và khách hàng nhưng không có thằng đi giao hàng bác cũng chết đói.

      Đôi khi, do sản phẩm hay người đi giao hàng, founder có thể làm được, khiến cho mọi người nghĩ những thứ này chẳng đáng lo nữa.

      Theo thiển ý của tớ thì khách hàng quan trọng, nhưng không cứ nhất thiết cái gì cũng khách hàng. Đại khái là nếu không ai dùng sản phẩm thì có thể hạ giá. Không ai dùng nữa thì có thể cho free. Không ai dùng nữa thì có thể trả tiền cho người ta dùng sản phẩm của mình (vụ này ở nước ngoài có rồi, bình thường). Hướng tới khách hàng là rất tốt, nhưng phải hướng tới khách hàng từ góc nhìn tổng quan. Nếu cái gì cũng vì khách hàng thì hơi khó thở cho các bác founder.

      • Không có cái niệm “hơi hơi” đâu Hoặc là làm hoặc là không làm
        Cái sai là cái này nè:

        ” mục tiêu nào mới là mục tiêu đúng đắn nhất trong giai đoạn khởi sự kinh doanh?

        Theo Tuki, đó chính là hệ thống.”

        Khi khởi sự chui vào hệ thống chỉ có chết. chắc chắn chết. Vì hệ thống không thể có, vì có biết khách hàng họ cần gì đâu.Biết đâu họ không cần giao hàng, họ thích tự đến lấy, trải nghiệm.vv.

        Chưa kể đến nếu cứ chui đầu vào hệ thống từ đầu sẽ gây ra vô số mẫu thuẫn vì chắc chắn hệ thống đó KHÔNG THỂ HOÀN THIỆN. Kiểu như xây chuồng cho Khủng Long mà không biết mặt mũi nó ra sao vậy.

        KHÔNG CÓ CÁCH NÀO CHẾT NHANH BẰNG VIỆC CHUI ĐẦU VÀO HỆ THỐNG ĐẦU TIÊN. Ý TƯỞNG BÀI VIẾT SAI LẦM RẤT NGHIÊM TRỌNG ĐẤY!

        • :)) Hệ thống ở đây không phải là một hệ thống hoàn thiện ngay từ đầu nhé. Hệ thống hoàn chỉnh là mục tiêu để hướng đến, không phải có hệ thống hoàn chỉnh rồi mới làm những thứ khác.

          Cái mà bác nói “Biết đâu họ cần A, không cần B” phải có hệ thống tạm thời hoạt động được mới có thể kiểm nghiệm được họ cần A hay cần B.

          Nói chung, ưu tiên hàng đầu không phải là cứ khách nói gì thì mình làm nấy. Ưu tiên hàng đầu là một hệ thống tàm tạm chạy được, sau đó mình mới cải tiến từng phần một (có cả phần nhu cầu khách hàng). Tóm lại, tưởng tượng cả tổ chức như một cái máy vậy, và lượng cầu khách hàng cũng chỉ là một resource cần có để chạy máy mà thôi. Biết là xe của bác cần xăng A95 để chạy, nhưng trước khi tìm ra được A95 là xăng thích hợp, có xăng A92 thì cứ đổ đại vô coi thử chạy được không cái đã. Còn nếu bác có đủ loại xăng ngon nhưng không có cái bánh xe để chạy thử thì làm sao biết được nên đổ xăng nào?

    • bản thân cũng phải trả tiền “ngu” khi gặp các đối tác hay bạn hàng tồi , thời gian … như vậy hệ thống hay không phải sau một quá trình tự vận hành , tự bươn chải . đồng ý với bạn cày cuốc ^^

  5. Mục tiêu nào cần nhất khi khởi nghiệp? Mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành mỗi khác, có công thức chung sao ^_^

    Và giai đoạn “khởi nghiệp” được tính từ đâu đến đâu? Như thế nào là “cần nhất” ^_^ Dự/ thấy là sẽ có rất nhiều gió bão.

    Nếu hỏi “bộ phận nào quan trọng nhất của một cái ô tô” thì chắc dễ trả lời hơn ;D

    • Về những câu trên thì thế giới họ còn đang tranh luận thì phải. Riêng câu cuối cùng :)) bảo đảm cái nào cũng quan trọng như nhau. Quan trọng nhất là sự kết nối thành hệ thống của các bộ phận. Bánh xe xịn mà thiếu cái phanh cũng tiêu.

  6. Chia
    sẻ tý kinh nghiệm: ban đầu bạn là người tự tay làm các việc nhưng khi
    bạn làm các việc đấy vì sao: vì bạn không có tiền và bạn cần phải XÂY
    QUY TRÌNH cho công việc. Sau khi bạn xây xong quy trình bạn có thể
    chuyển giao nó cho những người khác làm tiếp công việc đó.

    • Lưu
      ý rằng: đừng quá đòi hỏi sự hoàn hảo cho 1 quy trình nào đó, nó chỉ ở
      mức độ chấp nhận được để có thể tự vận hành rồi mình phải đi xây việc
      khác. Thửa bản đầu chỉ có mình mình tin vào cái mình làm thôi nên sẽ
      phải căng sức ra. Chúc các bạn thành công 🙂

  7. Thực
    ra cái từ hệ thống mà tuki nói đến cũng không phải là cái gì cao siêu
    quá đâu. Cái cốt lõi là phải có 1 hệ các chức năng trong tổ chức và các
    chức năng này được liên kết với nhau chặt chẽ và tự thân nó vận hành
    được, còn việc hoàn thiện nó, cải tiến
    nó thì cần phải có người nghĩ đến nó, kiểm soát nó và phải có thời gian
    (kiểu nó sẽ up level lên từ từ). Ở các doanh nghiệp lớn sẽ có phòng
    hoặc bộ phận Quản lý hệ thống và Kiểm soát nội bộ để điều chỉnh hệ thống
    và chính sách cho doanh nghiệp dựa trên việc thiết lập, kiểm soát (để
    duy trì tính tuân thủ và ổn định), điều chỉnh/cải tiến các Văn bản lập
    quy của doanh nghiệp (Quy chế, quy trình, quy định,…)

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.